De zakelijke brief

Bedrijven communiceren tegenwoordig steeds vaker via Twitter, Facebook, Linkedin, nieuwsbrieven via de mail en websites.

Toch is de brief nog steeds een veelgebruikt medium. Een zakelijke brief is persoonlijk, heeft juridische waarde en kun je archiveren.

Net als andere vormen van communicatie heeft een zakelijke brief direct invloed op het beeld dat de (toekomstige) klant heeft van een organisatie. Als schrijver ben je dus verantwoordelijk voor de relatie tussen de organisatie en de klant.

Deze module gaat over het schrijven van een goede zakelijke brief en e-mail en geeft antwoord op vragen als: Hoe geef je een brief vorm? Hoe begin je een brief? Hoe geef je de brief inhoud? Hoe zorg je ervoor dat je brief wordt gelezen?

De standaardvorm

De meeste bedrijven hebben hun eigen huisstijl en briefindeling. Meestal zijn dat variaties op de onderstaande indeling:

De gegevens die hier bij afzender staan , staan meestal in een briefhoofd. Ook de bankgegevens en het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel vind je daar meestal terug. Die kunnen trouwens ook in de voettekst staan.

1. Afzender

Naam van de organisatie

(evt. afdeling)

Adres :

Postcode (2 spaties) PLAATS

Telefoonnummer:

Faxnummer :

E-mail:

Website:

(Bezoekadres, banknummer(s), inschrijfnummer KvK

2. Plaats, datum

Plaats is dezelfde als in de afzender.

Datum schrijf je voluit.

Bijvoorbeeld: Amsterdam, 25 april 2011

3. Geadresseerde

Van buiten naar binnen

Naam organisatie of bedrijf

Afdeling

t.a.v. de heer of mevrouw voluit (alleen als je het geslacht weet), eventueel titel (afk.), voorletters, naam

Postadres

4. Vaste vermeldingen

Uw kenmerk: (Als je reageert op een brief.)

Ons kenmerk: vaak lettercijfercombinatie soort brief (offerte, factuur o.i.d.) wie verantwoordelijk is voor de brief, wie hem geschreven heeft, eventueel datum

Contactpersoon of afdeling : (als je een reactie stuurt, vermeld je deze in je adressering)

Betreft of onderwerp: trefwoorden waarover de brief gaat (kern) geen punt, 4-7 woorden, uw brief van: dagtekening brief waarop je reageert

5. Aanhef

Geen voorletters of voornamen

Na de aanhef volgt een komma

Let op de hoofdletter bij het voorvoegsel omdat er geen naam voor staat.

Geachte heer, mevrouw,

Geachte heer Van Dam,

Geachte mevrouw Van der Poel,

Geachte deel van een groep, bijvoorbeeld: collega, relatie, abonnee,

Geacht(e) bestuurlijk orgaan, bijvoorbeeld: Geacht college, Geachte directie

6. Inleiding

Hier staat de aanleiding en het doel van de brief.

Wees concreet en verwijs naar tijdstippen, personen, leveringen, enz.

Goede beginzinnen:

Tijdstip: Op datum stuurden we een, Gisteren, Vorige week, In het telefoongesprek van, Tijdens het overleg van

Plaats: In uw brief van, In de krant van, In het gesprek van

Graag: Graag informeer ik, Graag nodig ik, Graag informeren wij u over

u/uw: U bent uitgenodigd,U weet dat, U hebt me gevraagd

Zoals: Zoals beloofd, Zoals afgesproken

Overig: Hierbij, Hartelijk dank voor , Met veel plezier

Inleidend verhaaltje

7. kern

Hier werk je het onderwerp van je brief verder uit

Houd het kort en overzichtelijk

Gebruik voor ieder nieuw onderwerp een nieuwe alinea..

Verplaats je tijdens het schrijven in de lezer Noteer alleen de feiten die voor hem interessant zijn.

Gebruik je opsommingen in je brief? Gebruik opsommingtekens.

8. Slot

Hier spreek je de lezer aan.

Je spreekt je verwachting uit. (Wat wil je dat de lezer doet?)

Je benadrukt de relatie door de manier waarop je de lezer aanspreekt.

Voorbeelden van slotzinnen zijn:

Wij hopen dat

Hebt u nog vragen, dan..

Graag bijgaande antwoordkaart o.i.d. invullen en voor.

Indien u inmiddels betaald heeft..

Wij danken u (bij voorbaat) voor..

9.Slotformule

Begin met een hoofdletter en sluit af met een komma.

De toon van de afsluiting moet passen bij die van de aanhef.

Met vriendelijke groet,

Hoogachtend,

Als je namens een organisatie schrijf, zet je de naam van de organisatie direct onder de slotformule.

10. Ondertekening

Genoeg witregels voor de handtekening

Zet je naam eronder als de brief uit jouw naam is.

Onderteken je voor een ander: p.o. (per order) of i.o. (in opdracht)

Meer afkortingen: b.a. (bij afwezigheid) p.p. (per procuratie, met volmacht)

Vermeld je functie of afdeling als dat van belang is.

Als de brief door een ander ondertekend wordt (de directeur bijvoorbeeld) staat zijn handtekening, naam en functie onder de brief.

11. cc

Als je dezelfde brief als kopie naar andere personen stuurt.

cc (copie conforme):de namen van de andere personen

Kopie aan: de namen van de andere personen

Afschrift aan: de namen van de andere personen

12. Bijlage

Als je bijlagen meestuurt , noem je die hier. Je nummert meerdere bijlagen en benoemt die ook. Voorbeelden zijn: een curriculum Vitae of een plattegrond.

In de brief moet je al een verwijzing naar de bijlage hebben gemaakt.

13. P.S.

Dit wordt altijd goed gelezen.

Voorbeelden: voor antwoorden op veelgestelde vragen kunt u terecht op onze website: naam website; voor actuele aanbiedingen..